WAWANCARA DALAM AUDIT _SHARING SEORANG NEWBIE_Part #2 _ Tips Melakukan Wawancara Audit Secara Terstruktur

Pada pengalaman audit pertama saya, wawancara merupakan langkah audit yang paling tidak saya sukai. Selain karena perasaan canggung, minimnya persiapan dan kemampuan komunikasi menjadi kendala saya dalam melakukan wawancara. Namun, ketika saya mulai membiasakan diri, kendala tersebut sedikit demi sedikit dapat diatasi.

Bagi auditor pendatang baru seperti saya ini, saya merasa perlu mengetahui gambaran dan panduan melakukan wawancara yang efektif. Hingga pada suatu waktu saya menemukan sebuah artikel dalan Journal of Accountancy, yang ditulis oleh Joseph T Wells, CPA, CFE dan berjudul “Ten Steps to a Top-Notch Interview”. Menurut saya, artikel tersebut sangat bagus untuk dipraktekan dan memberikan banyak bahan evaluasi bagi saya terhadap prosedur wawancara yang telah saya lakukan selama ini.  

Dalam “Ten Steps to a Top-Notch Interview”, Joseph T Wells menguraikan 10 langkah yang perlu dilakukan agar wawancara dapat dilakukan secara terstruktur dan efektif. Berikut ini saya akan menguraikan kembali kesepuluh langkah tersebut berdasar praktek yang pernah saya alami di lapangan.

1.   Prepare

Kesalahan yang sering dilakukan saat melakukan wawancara adalah minimnya persiapan atau bahkan tanpa persiapan sama sekali. Terkadang auditor (baca: penulis) merasa percaya diri akan kemampuan dan pengalamannya sehingga merasa tidak perlu melakukan persiapan dan hanya mengandalkan spontanitas saja. Itu “SALAH”. Lalu persiapan seperti apakah yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan wawancara?

Sebelum melakukan wawancara alangkah lebih baik bila auditor melakukan persiapan sebagai berikut:

a.   cek dan analisa dokumen-dokumen yang ada;

b. tentukan key area yang ingin dijelajahi berdasarkan hasil analisa dokumen;

c. persiapan perlengkapan: alat tulis/cetak, video-recorder (jika diperlukan)

d.   persiapan diri, baik fisik maupun psikis. Wawancara akan berjalan dengan lancar dan nyaman apabila didukung dengan kondisi tubuh serta pikiran dan perasaan yang prima. Keep smiling please (^_^)

2.   Think as You Go

Dalam mempersiapkan untuk wawancara, auditor mungkin tergoda untuk menulis pertanyaan-pertanyaannya di awal. Tapi sebaiknya jangan-untuk dua alasan. Pertama, menulis pertanyaan-pertanyaan yang membatasi; jika sesuatu muncul selama wawancara itu tidak ada di daftar pertanyaan, biasanya auditor cenderung mengabaikannya. Lebih baik, cukup mengacu pada daftar key area yang telah ditentukan pada langkah pertama tersebut di atas. Itu akan membuat wawancara tetap pada target. Alasan kedua adalah alasan praktis. Seringkali, orang yang diwawancarai dapat menyelinap mengintip pertanyaan, melihat apa yang akan ditanyakan berikutnya dan-jika ia tidak jujur-memikirkan kebohongan yang masuk akal.

Mungkin bagi auditor newbie akan sedikit mengalami kesulitan dan sesekali mengalami kondisi “blank” saat wawancara apabila tidak mempersiapkan daftar pertanyaan. Pada awal-awal praktek mungkin tidak mengapa apabila dibuat daftar pertanyaan berdasarkan key area yang telah ditentukan sebelumnya. Namun usahakan daftar pertanyaan tersebut tidak terlalu banyak dan tidak bersifat membatasi. Satu lagi, usahakan daftar pertanyaan tersebut tidak terlihat interviewee saat wawancara berlangsung.

3.   Watch Nonverbal Behaviour

Ketika wawancara tengah berlangsung, auditor cenderung berfokus pada apa yang dikatakan interviewee dan cenderung mengabaikan bahasa nonverbal (sikap tubuh, ekspresi, rona wajah, gerakan bola mata, intonasi suara, dsb) dari interviewee saat menjawab pertanyaan. Padahal apa yang sedang dipikirkan dan dirasakan oleh interviewee saat menjawab pertanyaan tercermin pada bahasa nonverbalnya. Auditor perlu mengamati bahasa nonverbal interviewee setiap menjawab pertanyaan dan mengukur apakah terjadi perubahan reaksi yang tercermin dalam bahasa nonverbalnya, karena boleh jadi ketika ada perubahan bahasa nonverbal, apa yang dikatakan interviewee tidak kongruen dengan apa yang sebenarnya sedang ia pikirkan/rasakan. Proses mengamati bahasa nonverbal dan perubahannya dikenal dengan istilah “kalibrasi”. Saya akan membahas lebih lanjut mengenai kalibrasi pada bagian lain dari tulisan saya ini secara khusus dengan menggunakan pendekatan Neuro Linguistic Programming (NLP).

4.   Set The Tone

Anehnya, tahap perkenalan awal dapat menjadi hal yang sulit. Karena pada tahapan ini auditor perlu menciptakan kesan diri yang tepat pada auditee. Ciptakanlah kesan kooperatif dan bersahabat namun tetap menunjukkan sikap independen dan profesional.

Sampaikan tujuan dari wawancara secara umum, jangan terlalu detil karena akan membuat interviewee bingung atau justru menjadi defensif.

5.   Pace Your Question

Biarkan wawancara berjalan mengalir, dimulai dari pertanyaan-pertanyaan ringan hingga ke pertannyaan-pertanyaan penting. Untuk pertanyaan dengan tujuan klarifikasi bersifat penting atau ditujukan untuk mendapat pengakuan, hendaknya sebelum melontarkan pertanyaan penting ini, auditor telah melakukan “building rapport” (membangun kedekatan) dengan interviewee. Yang dimaksud building rapport di sini adalah memunculkan rasa “trust/kepercayaan” interviewee kepada auditor di mana interviewee merasa aman dalam menjawab setiap pertanyaan auditor tanpa disertai rasa curiga/was-was. Bahasan mengenai “building rapport” itu sendiri akan saya ulas secara tersendiri.

6.   Do More Listening than Talking

Sebagai pewawancara, banyaklah mendengar dibanding dengan berbicara. Usahakan jangan menyela/memotong pembicaraan ketika interviewee sedang mengutarakan jawabannya. Berikan informasi secukupnya pada interviewee untuk mengarahkan pembicaraan dan lebih menggali informasi dari interviewee, karena bagaimanapun juga, wawancara harus berlangsung secara dua arah.

7.   Be Straight Forward

Pada bagian ini Joseph T Wells menagatakan bahwa wawancara hendaknya secara jujur dan terbuka. Dalam hal ini, saya belum dapat memahami bagaimana tepatnya melakukan wawancara secara jujur dan terbuka menurut Joseph T Wells.

8.   Take Your Time

Percaya pada intuisi Anda dan tetap melakukan “tekanan”-dengan cara yang baik-untuk mendapatkan jawaban. Interviewee yang jujur biasanya tidak keberatan dan mereka akan mengerti misi Anda. Sebaliknya, Interviewee yang merasa “bersalah” akan bersikap tidak sabar untuk alasan: “semakin lama wawancara berlangsung, semakin banyak kemungkinan mereka membuat pernyataan yang bertentangan.”

9.   Double-check The Fact

Beberapa auditor terkadang melakukan kesalahan dengan tidak mengkonfirmasi/menegaskan fakta-fakta kunci.  Sediakan waktu untuk mengkonfirmasi kembali fakta-fakta kunci yang didapat dari interviewee sebelum membuat kesimpulan di akhir sesi wawancara. Hal tersebut menghindarkan Anda dari kontradiksi antara fakta dengan apa yang Anda laporkan nantinya.

10. Get in Writing

Adakalnya dalam sesi wawancara, muncul pengakuan dari inteviewee atas sebuah fakta penting/kesalahan yang dia lakukan. Pada saat itulah pengakuan tersebut kemudian dibuat secara tertulis dan disertai dengan tandatangan yang membuat pengakuan. Akan lebih baik pengakuan tersebut ditulis dengan tulisan tangan oleh si pembuat pengakuan sendiri. Namun dalam hal ini yang sering menjadi permasalahan adalah bagaimana caranya mendapatkan pengakuan tertulis setelah ada pengakuan lisan. Hal itu tentunya memerlukan pendekatan yang baik dari auditor selama wawancara dan tak terlepas dari jam terbang serta pengalaman auditor itu sendiri.

Berdasarkan pengalaman saya, baik ada pengakuan atau tidak ada pengakuan selama wawancara, auditor perlu membuat berita acara wawancara secara tertulis yang pada akhir wawancara dilakukan klarifikasi kembali terkait isi wawancara dan ditandatangani oleh auditor serta interiewee. Akan lebih bagus apabila juga disertai dengan rekaman suara/video, tentunya dengan sepengetahuan interviewee. Tak menjadi masalah apabila merekam tanpa sepengetahuan interviewee, dengan catatan “hasil rekaman tersebut tidak dapat dijadikan bukti audit.”